Onore ed onere della vita aziendale, ricordiamo quanto la buona riuscita di un meeting dipenda dal modo in cui il manager la prepara e la coordina.
Di seguito propongo una check list operativa per preparare ed animare un meeting efficace.
La Prepararazione
Preparazione personale
- Accertati che la riunione corrisponda a un’esigenza reale.
- Chiarisci gli obiettivi del meeting.
- Definisci il tipo di meeting.
- Seleziona il piano, i metodi e le tecniche da utilizzare.
- Specifica la durata totale della riunione e tutti i punti all’ordine del giorno.
- Identifica le persone che possono prendere decisioni.
- Definisci l’ambito dell’argomento e riunisci tutti i documenti necessari.
- Fai un elenco dei partecipanti.
- Verifica che l’ordine del giorno sia realistico.
- Prepara la presentazione del meeting.
Preparazione logistica
- Decidi quando tenere il meeting.
- Scegli e prenotate la sala dell’incontro.
- Prenota le apparecchiature necessarie.
- Preparae i documenti da distribuire.
- Scrivi e inviate l’ordine del giorno.
- Prevedi una pausa.
- Prepara la sala.
- Verifica le apparecchiature.
- Accogli i partecipanti.
L’Animazione
L’Apertura del meeting
- Definisci l’ambito della riunione identificando:
- Il contesto
- Gli obiettivi
- La durata
- I ruoli
- Le regole di base
- Fasi e metodi
- Gli eventi successivi
Durante il meeting
- Incoraggia i collaboratori a intervenire.
- Fai una pausa dopo un’ora e mezza al massimo.
- Incoraggia i collaboratori a parlare.
- Riporta l’attenzione sugli obiettivi se la discussione devia.
- Regola le tensioni.
- Riformula e riepiloga i punti trattati.
- Evidenzia i progressi del gruppo.
Fine del meeting
- Ricorda gli obiettivi della riunione.
- Evidenzia i risultati ottenuti.
- Convalida le decisioni e fate in modo che i partecipanti si assumano gli impegni presi. Chi farà cosa? Come? Quando?
- Fai valutare al gruppo risultato e modalità di lavoro.
- Pianificate il sistema di azioni da portare avanti.
- Ringraziate i partecipanti.
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Articolo di Luigi Carrera