La gestione efficace di un meeting: check list operativa

Di | 30 novembre 2018

Onore ed onere della vita aziendale, ricordiamo quanto la buona riuscita di un meeting dipenda dal modo in cui il manager la prepara e la coordina.

Di seguito propongo una check list operativa per preparare ed animare un meeting efficace.

gestione meeting

La Prepararazione

Preparazione personale

  • Accertati che la riunione corrisponda a un’esigenza reale.
  • Chiarisci gli obiettivi del meeting.
  • Definisci il tipo di meeting.
  • Seleziona il piano, i metodi e le tecniche da utilizzare.
  • Specifica la durata totale della riunione e tutti i punti all’ordine del giorno.
  • Identifica le persone che possono prendere decisioni.
  • Definisci l’ambito dell’argomento e riunisci tutti i documenti necessari.
  • Fai un elenco dei partecipanti.
  • Verifica che l’ordine del giorno sia realistico.
  • Prepara la presentazione del meeting.

Preparazione logistica

  • Decidi quando tenere il meeting.
  • Scegli e prenotate la sala dell’incontro.
  • Prenota le apparecchiature necessarie.
  • Preparae i documenti da distribuire.
  • Scrivi e inviate l’ordine del giorno.
  • Prevedi una pausa.
  • Prepara la sala.
  • Verifica le apparecchiature.
  • Accogli i partecipanti.

L’Animazione

L’Apertura del meeting

  • Definisci l’ambito della riunione identificando:
    • Il contesto
    • Gli obiettivi
    • La durata
    • I ruoli
    • Le regole di base
    • Fasi e metodi
    • Gli eventi successivi

Durante il meeting

  • Incoraggia i collaboratori a intervenire.
  • Fai una pausa dopo un’ora e mezza al massimo.
  • Incoraggia i collaboratori a parlare.
  • Riporta l’attenzione sugli obiettivi se la discussione devia.
  • Regola le tensioni.
  • Riformula e riepiloga i punti trattati.
  • Evidenzia i progressi del gruppo.

Fine del meeting

  • Ricorda gli obiettivi della riunione.
  • Evidenzia i risultati ottenuti.
  • Convalida le decisioni e fate in modo che i partecipanti si assumano gli impegni presi. Chi farà cosa? Come? Quando?
  • Fai valutare al gruppo risultato e modalità di lavoro.
  • Pianificate il sistema di azioni da portare avanti.
  • Ringraziate i partecipanti.

 


 

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