Il Project Management Plan

Di | 28 ottobre 2020

Se consideriamo il ciclo di vita del progetto, la fase di Planning è dove vengono definite nel dettaglio le attività, i tempi, le risorse necessarie. Questo è un momento fondamentale.

Gestire un progetto significa in realtà soprattutto pianificare. Certamente questo dipende dalla complessità del progetto, tuttavia generalmente il lavoro del Project Manager prevede un grande lavoro di pianificazione ben prima che ogni attività possa effettivamente iniziare.

Determinare l’ambito del progetto, identificare gli stakeholder, determinare le risorse necessarie, allineare le procedure con gli obiettivi aziendali generali e molti altri aspetti devono essere delineati in anticipo durante la fase di Planning.

In questa fase il Project Manager definisce un documento fondamentale, che una traccia di riferimento per tutta la durata del progetto: il Project Management Plan (Piano di Progetto). Un documento formale che contiene tutte le informazioni relative al progetto e che saranno utilizzate dagli stakeholders per decidere se proseguire o meno.

Il Project Management Plan è una traccia guida che permette di iniziare e portare avanti il progetto in modo efficace. Inoltre, è un efficace strumento che permette agli stakeholders di mantenersi aggiornati sul progetto. Mantenere gli stakeholders allineati su tempistiche, risorse utilizzate, eventuali ritardi o accelerazioni, costi è fondamentale per garantire il loro coinvolgimento e fiducia nel progetto.

Vediamo ora gli elementi e le sezioni principali.

Componenti del Project Management Plan

Non tutte le fonti identificano in maniera univoca e dettagliata quando dovrebbe essere incluso all’interno del Project Management Plan. Questo deriva anche dal fatto che i piccoli progetti richiedono una documentazione molto snella, mentre progetti complessi necessitano di una documentazione molto rigorosa e dettagliata. In linea generale può essere utile elencare gli elementi principali che non devono mancare all’interno del documento.

Sommario

Breve sezione introduttiva che ha l’obiettivo di sintetizzare le componenti di cui è costituito il documento. Fornisce una breve overview dei punti successivi.

Allineamento con la strategia aziendale

Questa parte è particolarmente dedicata al management che deve decidere se dare o meno il proprio via libera. Fornisce quindi legame del progetto con gli obiettivi e le strategie aziendali. Comunica il valore del progetto e come questo contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Ambito del progetto

Questa è una parte fondamentale del documento in quanto definisce l’ambito del progetto, cosa dovrà essere portato a termine durante il ciclo di vita del progetto. All’interno possiamo inserire gli elementi principali del progetto e quindi obiettivi, requisiti, criteri di accettazione, deliverable, organizzazione, rischi, milestone, requisiti di approvazione, ecc.

Risorse umane e requisiti materiali

Questa parte definisce ruoli, attività, responsabilità delle risorse umane che fanno parte del team di progetto. Dove emergono possibili lacune in termini di competenze può essere previsto e definito un supporto formativo per colmare i gap.

La sezione identifica anche le risorse materiali necessarie per eseguire il progetto: materiali, tecnologie, ambienti di lavoro, software, infrastrutture IT, macchinari, attrezzature, ecc.

Vincoli di progetto

Definisce i vincoli di progetto. In breve: tempi e scadenze, costi, ambito del progetto.

Ogni variazione di questi elementi porta un significativo impatto sull’intero progetto. Il Project Manager deve essere ben consapevole dei vincoli di progetto.

Pianificazione delle attività

Si tratta di una pianificazione più dettagliata possibile delle attività, delle scadenze, del budget necessario e di quando sarà richiesto, delle risorse da impiegare e ogni altra informazione relativa. In questa fase si utilizzano strumenti come il Gantt o la WBS.

Stima dei costi complessivi

Fornisce una stima dei costi complessivi del progetto e dei loro impatti.

Piano di Risk Management

È una valutazione preventiva sui potenziali rischi legati al progetto e le strategie che si intende mettere in atto per evitarli o mitigarli qualora si dovessero presentare. È una sezione che normalmente viene inclusa all’interno del Project Management Plan e per progetti complessi può essere molto articolata e dettagliata. Analizza tutti i rischi di progetto, la loro probabilità e il loro impatto attraverso griglie e strumenti anche elaborati che permettono di identificare e prioritizzare i rischi sulla base dell’impatto che possono avere sugli obiettivi del progetto.

Problematiche esterne al progetto

Diversamente dai rischi, questa parte identifica problemi, eventi, variabili che possono presentarsi e che sono al di fuori dall’ambito del progetto. Alcuni esempi di questi eventi possono essere: resistenza al cambiamento di alcuni stakeholders o dell’azienda, improvvise dimissioni di risorse chiave, problematiche legali, eventi atmosferici, ecc.

Gestione delle modifiche al progetto e della comunicazione

Questa parte definisce i processi necessari per richiedere formalmente cambiamenti al progetto (obiettivi, budget, scadenze, attività, ecc). Inoltre, definisce anche la modalità secondo la quale verranno gestite tutte le comunicazioni fra Project Manager, project team, fornitori, stakeholder.

Il Project Manager ha a disposizione numerosi template che possono guidarlo alla creazione di un valido Project Management Plan. Ogni contesto aziendale e ogni team può adottare e creare il modello più adatto alle specifiche esigenze, purché comprenda gli elementi essenziali che abbiamo qui sintetizzato. Il Project Manager deve essere consapevole dell’importanza di questo documento e lo utilizzi con continuità per monitorare e assicurarsi che il progetto prosegua secondo quando definito e che gli stakeholders siano costantemente allineati e informati.

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