Abbiamo visto in precedenza cosa si intende per progetto e perché è fondamentale in azienda essere in grado di lavorare efficacemente per progetti. Un’organizzazione matura possiede al suo interno le competenze, gli strumenti e le tecniche per gestire i progetti aziendali al meglio.
Pertanto, è importante che queste competenze siano quanto più possibili diffuse su tutte le funzioni aziendali, pur con le dovute differenze di complessità richieste dal contesto.
Per comprendere al meglio la struttura di ciascun progetto è importante partire dalla conoscenza del suo ciclo di vita. Si definisce infatti "ciclo di vita del progetto" l’insieme delle macro-fasi che contraddistinguono ogni progetto.
Ogni fase prevede delle attività specifiche. Alla conclusione di ogni fase normalmente si procede con una sorta di controllo su ciò che è stato prodotto. Il PM valida e approva i "deliverables" per passare alla fase successiva.
Le 5 fasi del progetto
Il PMI® distingue 5 fasi principali, definite come processi, all’interno dei quali si svolgeranno una serie di attività:
- Initiating
- Planning
- Executing
- Monitoring & Controlling,
- Closing.
Vediamole assieme nel dettaglio.
Initiating
È il momento dedicato alla definizione degli obiettivi del progetto e all’identificazione della soluzione. Per questa analisi è possibile utilizzare diversi metodi e strumenti. Ad esempio, per assicurarsi che la soluzione identificata sia in linea con gli obiettivi del progetto, si impiegano business case o studi di fattibilità.
In questa fase si identifica il Project Manager, il team e soprattutto si crea il Project Charter, un documento che descrive la visione del progetto, definisce gli obiettivi, l’organizzazione e il piano di attuazione. Per passare alla fase successiva è necessario che ogni Stakeholder approvi il Project Charter.
Planning
In questa fase il Project Manager definisce le attività che il team dovrà portare avanti per giungere a ottenere la soluzione definita nel Project Charter. Parliamo quindi delle attività, dei relativi tempi e delle risorse necessarie.
A racchiudere tutte queste informazioni utilizziamo il Project Management Plan, la nostra guida che ci accompagnerà durante tutta la durata del progetto. In questa fase è anche necessario identificare i rischi di progetto e definire le azioni per evitarli, risolverli o ridurne l’impatto (Project Risk Management).
Executing / Monitoring & Controlling
Siamo ora nella fase vera e propria dell’implementazione del progetto che segue quanto definito in fase di pianificazione. Il team di progetto si mette quindi concretamente al lavoro.
Il Project Manager si assicura che le attività procedano secondo quanto previsto dal Project Management Plan, monitorando l’andamento del progetto ed effettuando eventuali modifiche.
La fase di Monitoring & Controlling è parallela all’esecuzione del progetto: qui si svolgono i meeting di avanzamento lavori con il team.
Si tratta di momenti fondamentali per mantenere il controllo sull’andamento progetto, verificare che lo stato avanzamento sia allineato con il Project Management Plan e per intraprendere eventuali azioni correttive.
Durante tutto questo periodo è necessario mantenere aggiornati gli Stakeholders sullo stato avanzamento lavori in modo che ogni passaggio o modifica possano essere analizzati e approvati.
Giunti alla fine, la soluzione è pronta per essere validata dal cliente e, se tutto va bene, il progetto si può avviare alla sua chiusura!
Closing
Questa fase conclusiva è fondamentale per il team e per i futuri progetti. Il Project Manager analizza il progetto nel suo complesso per evitare che eventuali rischi o problemi riscontrati si ripetano nel futuro. Infine, compila il report riassuntivo di tutto l’andamento del progetto, chiude i contratti con i fornitori e ralloca su nuove attività le risorse precedentemente impiegate. E, ovviamente, è anche il momento di festeggiare il successo del progetto!
Perché è importante seguire questi step
Le 5 fasi che abbiamo percorso possono certamente essere diverse a seconda della complessità e della tipologia di progetto. Generalmente possiamo considerarle però dei punti di riferimento fondamentali per ogni progetto e in ogni ambito.
Lo stesso PMI® Project Management Insitute, punto di riferimento autorevole e internazionale per il Project Managemet, ne fa step fondamentale del suo framework.
Il ciclo di vita può essere quindi applicato costantemente a ogni progetto. Ciò da' la possibilità al Project Manager e al team di fortificare l’esperienza e migliorare costantemente la propria efficacia.
Lavorare a un progetto significa anche definire chiaramente ruoli e team di lavoro, spesso in un contesto organizzativo interfunzionale (con risorse provenienti da diverse funzioni aziendali e anche con diversi livelli gerarchici).
Il Project Manager deve seguire in modo rigoroso la metodologia di Project Management adottata ma anche fare attenzione ai possibili conflitti tra le priorità indotte dal progetto e le priorità che i componenti del team hanno nelle rispettive funzioni di appartenenza.
Infatti, la partecipazione a un team di progetto normalmente si aggiunge alle normali attività che ogni persona deve continuare a svolgere in relazione al ruolo che ricopre.
Per questo motivo Project Manager non solo deve saper padroneggiare competenze specifiche del proprio ambito lavorativo, ma anche possedere ottime doti organizzative, relazionali e di leadership.
Articolo di Daniele Federicis
