Lavorare in modalità agile: i 10 errori più comuni

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In questo articolo trattiamo gli errori più comuni che si verificano quando si adatta quotidianamente una modalità lavorativa agile. L'esperto e formatore di Cegos Francia, Jean-Pierre Bruandet, ci spiega quali sono e come fare a superarli.

1. Non cambiare la cultura dell'azienda

Se si adotta una modalità di lavoro agile, bisogna assicurarsi che l'intera organizzazione sia coinvolta nel cambiamento. Per far ciò, la cultura aziendale deve essere adeguata. Uno degli errori classici e più penalizzanti quando si fa questa transizione è non applicare i concetti del lavoro agile a tutti i livelli

Ad esempio, se la direzione non applica essa stessa i principi dell'agilità, non dà il buon esempio. "Chiediamo ai membri dei team di progetto di applicare nuove pratiche, ma paradossalmente rimaniamo molto ancorati alla gestione di progetto classica. I team non possono che essere destabilizzati", spiega Jean-Pierre Bruandet.

Chiaramente, l'agilità può non essere applicata nella pratica, perché sussiste un'incoerenza tra quello che si chiede ai team di fare e i mezzi che vengono loro forniti.

Come evitare questo ostacolo? "Bisogna fissare i concetti della guida Scrum: trasparenza, ispezione e adattamento, che sono la base del miglioramento continuo. Si tratta di misurare i progressi e di prendere decisioni sulla base delle misurazioni. Si devono mettere in atto le nuove pratiche e svilupparle continuamente a tutti i livelli dell'organizzazione". E per riuscire a operare un cambiamento in tutte le persone, è importante permettere loro di sviluppare competenze soft come la fiducia, la responsabilità, l'introspezione e lo sviluppo personale. “Se forniamo loro questi mezzi, allora tutto quello che vogliamo ottenere in seguito andrà bene”.

2. Introdurre un cambiamento troppo radicale

Oggi, è raccomandato non lavorare in modalità agile ovunque e sempre. Il vantaggio di impiegare la modalità agile dipende da diversi fattori, in particolare dal tipo di progetto. E uno degli errori è quello di voler cambiare tutto troppo velocemente e radicalmente.

"La difficoltà oggi è sapere quando dovrei usare la modalità agile e quando dovrei rimanere in una modalità classica di gestione dei progetti. Bisogna fare un passo indietro per integrare il contesto giusto nel progetto giusto", spiega Jean-Pierre Bruandet.

Alcuni progetti non sono idonei per la modalità agile. Questo succede se ci sono degli standard specifici da rispettare, o se si produce qualcosa in cui qualsiasi modifica è irreversibile, come la produzione di farmaci o l’edilizia. In effetti, la modalità agile implica lavorare in modo "iterativo e incrementale", bisogna sempre avere la possibilità di tornare indietro su ogni azione, aggiungere funzionalità nel percorso, modificare certi aspetti del prodotto. Immaginate un edificio le cui fondamenta sono già state gettate: è nel vostro interesse non doverle modificare.

Tuttavia, anche in questi casi, alcune fasi della gestione del progetto possono essere svolte in modalità agile. "Stiamo vedendo sempre più progetti cosiddetti ibridi, in cui abbiamo un mix di classico e agile", assicura il nostro esperto.

3. Scegliere il framework sbagliato

Ci sono diversi framework per lavorare in modalità agile: Scrum, Kanban, Xp... Non tutti sono adatti a tutti i tipi di progetti e a tutti i tipi di organizzazioni. In alcuni casi specifici, Scrum non funzionerà mentre Kanban sì. Ad esempio, "Scrum non è adatto alla gestione dei ticket di non conformità, dove siamo più in un approccio di gestione del flusso. Scrum è più incentrato sulla consegna di funzionalità. In queste condizioni, la metodologia Kanban è più appropriata", sostiene Jean-Pierre Bruandet.

L'errore è quello di insistere nell'utilizzare un framework particolare. Solo perché avete sentito molte cose buone su uno di questi framework, non significa che sia necessariamente quello di cui avete bisogno.

Come uscirne? "L'importante è sperimentare. La modalità agile è empirismo: si parte dal principio che è il metodo giusto e la si mette in atto per un periodo di tempo limitato, per capire se è effettivamente quella giusta o no. Se i risultati sono negativi, si deve evolvere quello che abbiamo messo in atto, oppure cambiare il framework fino a raggiungere i risultati desiderati", consiglia il nostro esperto.

4. Voler fare un cambiamento rapido senza coinvolgere tutti

E anche se si sceglie il framework giusto, soprattutto non si deve cercare di applicarlo completamente e subito. Infatti, affinché il passaggio alla modalità agile funzioni, è necessario avere un piano per implementarla, con obiettivi realistici e coinvolgendo tutte le persone. Questo richiede di fare aggiustamenti regolari tenendo conto delle reazioni di tutti.

"Nella modalità agile, si fanno cambiamenti di continuo. Periodicamente, ci riuniamo a livello di team per vedere come adeguare i processi e gli strumenti, adattandoli al contesto del progetto in quel momento", spiega Jean-Pierre Bruandet.

"È quindi necessario impostare una gestione del cambiamento. Per fare questo, la comunicazione all'interno di un team, e anche tra i team, è essenziale. Se questa comunicazione manca, non si può trovare un consenso sulle necessità di cambiamento", continua.

In effetti, se non si coinvolgono tutti con una comunicazione ben affinata, si corre il rischio di creare una situazione in cui sarà solo una persona a decidere… il che è completamente contrario ai principi fondamentali della modalità agile.

La direzione deve imparare a delegare l'attuazione del cambiamento. “Si parte dal presupposto che non si fa in un mese, ma in anni"precisa il nostro esperto.

5. Mancanza di formazione per lavorare in modalità agile

Forse vi sembrerà di aver capito tutto informandovi molto sulla modalità agile. Questo non sarà sufficiente. Naturalmente, è importante sapere esattamente di cosa si tratta prima di iniziare e la formazione dei team è indispensabile.

"La formazione serve prima di tutto a fornire le basi teoriche. Ma è anche essenziale lasciare ai team e alle persone il tempo di fare pratica. Stiamo imparando attraverso l'esperienza, con il diritto di commettere errori, purché si impari dai nostri fallimenti", precisa Jean-Pierre Bruandet.

Nei centri di formazione, potete trovare un mix di teoria e consigli sull'implementazione di strumenti e best practice. Ma l'apprendimento non si ferma qui, continua con la pratica quotidiana, nel contesto di un progetto.

6. Non avere una visione comune

Un altro errore comune nei progetti in modalità agile, nonché in un progetto in generale, è non avere una visione, o non avere una visione che coinvolga tutte le persone. Questo errore è un risultato diretto della mancanza di comunicazione di cui sopra.

"Quello che è importante per coinvolgere un insieme di persone in un progetto è condividere una visione che stabilisca una linea guida da seguire in merito a dove si vuole arrivare. Ma con un approccio agile, questa visione non è fissa, può evolversi", sottolinea Jean-Pierre Bruandet.

Questo ci permette di dare un senso e una coerenza a quello che stiamo facendo. La visione garantirà il coinvolgimento e la motivazione di tutti. Per questo c'è sempre una persona responsabile di questo aspetto. Per esempio, nello Scrum, c'è il Product Owner, che è responsabile della costruzione della visione e della sua condivisione.

7. Un bisogno incompleto o troppo dettagliato

"L'espressione del bisogno deve essere sufficientemente dettagliata per sapere dove si deve andare, ma senza entrare troppo nei dettagli, poiché l'obiettivo è quello di potersi adattare al contesto. Se il bisogno è troppo dettagliato, tutto si blocca", fa notare Jean-Pierre Bruandet.

È quindi importante trovare il giusto equilibrio quando si definisce il proprio bisogno. Se non è abbastanza dettagliato, i team non sapranno come operare. Al contrario, se è troppo dettagliato, si perde il beneficio dell'agilità, che è quello di far emergere l'innovazione.

Come si può uscirne? Per definire un bisogno che permetta di lavorare correttamente, è necessario fare formazione, esercitarsi e fare regolarmente un controllo all'interno del team. È anche necessario definire chiaramente i ruoli di coloro che assicureranno la corretta descrizione dell'obiettivo. Tutti partecipano, ma spetta ad alcuni membri controllare che questa fase non sia stata tralasciata e che si vada nella direzione giusta.

8. Un obiettivo troppo lontano nel futuro

Un altro errore nel porsi un obiettivo è quello di specificarlo troppo in dettaglio o troppo in là nel futuro. Poiché lavorare in modalità agile permette di adattarsi costantemente alla situazione attuale, non ha senso fissare obiettivi precisi troppo avanti nel futuro.

"Nell'approccio agile, si deve far evolvere i propri bisogni man mano che si procede, in base alle risposte degli operatori sui propri bisogni in quel momento e in relazione a quello che è già stato fatto. Non bisogna quindi andare troppo avanti nel futuro quando si esprime il bisogno. Per evitare l'effetto tunnel, è necessario avere incontri regolari con gli operatori per rivedere questo bisogno", spiega il nostro esperto.

9. Un bisogno irrealistico

Allo stesso modo, non ha alcun senso fissare degli obiettivi irrealistici. Anche se la pianificazione può cambiare, quando ci si rende conto che quello che si è stabilito non è possibile, bisogna cercare di avere un obiettivo raggiungibile fin dall'inizio.

Come si fa a garantire un bisogno realistico? "Prima di tutto, bisogna controllare che ci sia un'aspettativa di mercato, o verificando con il cliente o facendo ricerche di mercato. Poi, se si vuole sviluppare un prodotto di elevata qualità, bisogna dotarsi dei mezzi per farlo con un budget e una durata realistici", spiega Jean-Pierre Bruandet.

10. Non sapere quando fermarsi

Infine, Jean-Pierre Bruandet spiega che quando si lavora in modalità agile, c'è il rischio di non sapere quando fermarsi. Per fare questo motivo, è bene fissare un obiettivo e regolarlo quando necessario durante il progetto. Infatti, la modalità agile può essere descritta come una somma di piccoli sprint, e se non si pone un limite, si potrebbe continuare a migliorare il prodotto per un tempo indefinito. “C'è una via di mezzo tra l'andare troppo lontano o non troppo poco. Serve imporre un livello di raggiungimento degli obiettivi realistico, con test e verifiche adeguati", conclude Jean-Pierre Bruandet.