Viviamo in un mondo nuovo, che ha attraversato una pandemia e che nel processo è stato irrevocabilmente trasformato. Solo una decina di anni fa, l’idea che una azienda potesse funzionare con successo senza avere un solo dipendente presente in ufficio sarebbe sembrata ridicola… eppure, eccoci qui.
La maggior parte delle aziende oggi opera su un modello organizzativo ibrido. Quello che è iniziato come un esperimento forzato a causa della pandemia COVID-19, si è dimostrato abbastanza efficace da consentire alle aziende di iniziare a considerarlo come un’alternativa permanente. I vantaggi sono molti: le aziende possono ridurre immediatamente i costi di affitto e utenze e assumere talenti da tutto il mondo. O ancora, possono sfruttare la flessibilità per migliorare i servizi offerti: ad esempio fornire una miglior customer service, localizzando i dipendenti vicino alle sedi dei propri clienti.
Tuttavia, affinché la gestione dei team a distanza garantisca il mantenimento (o meglio, il superamento) dei precedenti livelli di produttività, serve cambiare il modo di pensare. Il lavoro a distanza non riuscirà a sfruttare tutto il suo potenziale se si segue una mentalità superata.
Ecco alcuni suggerimenti e best practice per guidare la transizione della tua organizzazione verso una gestione del lavoro remota o ibrida, garantendo la soddisfazione degli stakeholder e il successo aziendale.
Poni dei limiti
I lavoratori da remoto hanno bisogno di confini che possano aiutare a definire la loro vita professionale e personale. Poiché i singoli membri del team possono lavorare in fusi orari diversi, qualsiasi e-mail, chiamata o notifica al di fuori dell’orario di lavoro può essere fonte di disturbo.
Discuti i progetti con ciascun membro, tenendo conto delle diverse aree geografiche e routine di lavoro. Questo aiuta a costruire relazioni positive, garantendo al contempo che ogni dipendente sia in grado di bilanciare al meglio lavoro e vita privata.
Incoraggia e abbraccia la diversità
Una maggiore diversità culturale è qualcosa che devi aspettarti e apprezzare se gestisci team dislocati in diversi territori, poiché porta notevoli contributi in termini di valore e innovazione. Tuttavia, devi essere consapevole anche che problemi come incomprensioni, conflitti e fraintendimenti possono affliggere i team multiculturali, con conseguenze potenzialmente gravi se non gestite.
In qualità di leader hai il compito di dare l’esempio e valorizzare la diversità culturale incoraggiando il team building.
Crea delle aspettative realistiche fin dal principio
Essere chiari con i dipendenti sulle aspettative li manterrà concentrati e consapevoli di ciò che tu e l’azienda volete da loro. In particolare, fin dall’inizio dovresti definire e condividere:
- Orario di lavoro
- Disponibilità
- Sistema di comunicazione
- Organizzazione dei meeting
- Progetti e scadenze
- E-mail etiquette
Affina le competenze comunicative a distanza
Molti team che lavorano da remoto subiscono una battuta d’arresto nella comunicazione quando lavorano su progetti complessi, a causa di dinamiche date dalla distanza. Può essere difficile favorire una comunicazione quotidiana ed efficace tra i membri del team senza che siano sviluppate le giuste competenze.
Ciò significa che tu per primo hai il compito di migliorare le tue skill comunicative e di collaborazione a distanza. Ma non solo: dovresti incoraggiare il team a fare lo stesso. Ecco due spunti:
- dare l’esempio, incoraggiare l’ascolto attivo e la condivisione di informazioni,
- organizzare workshop e altri incontri informali per migliorare il clima e facilitare il mantenimento delle relazioni.
Mettiti a disposizione quando necessario
“Lontano dagli occhi, lontano dal cuore”. Questo detto popolare, per quanto famoso, non è di certo valido per un remote leader. Potresti non vedere il tuo team di persona per periodi più o meno lunghi, ma non lasciarlo mai fuori dalla tua mente per troppo tempo.
Problemi, imprevisti su in progetto, fraintendimenti tra colleghi o approcci al lavoro diversi sono comuni in ogni azienda. Se qualcosa infastidisce i tuoi collaboratori, presta attenzione ai segnali e offri il tuo supporto.
Investi nel giusto software di project management
La cultura del lavoro a distanza fiorirà quando tutte le attività saranno gestite in modo integrato. Ciò può essere possibile grazie all’impiego di software di remote collaboration per pianificare attività, progetti e risorse.
Di seguito è riportata una checklist utile a guidare la scelta di un software adatto. In particolare, deve permettere di:
- Comunicare con il team e gestire discussioni
- Tenere traccia dell’evoluzione del progetto
- Tenere traccia della produttività
- Gestire le schede attività e l’assegnazione di task
- Condividere le informazioni in tempo reale
- Interagire tra diversi fusi orari
Impara a conoscere gli altri
È facile, oltre che praticamente inevitabile, conoscere la persona che si siede alla scrivania accanto a te tutto il giorno, ogni giorno. Tuttavia, quando lavori da remoto, il tuo team dovrà fare uno sforzo attivo per conoscersi l’un l’altro.
Fai in modo di incoraggiare discussioni informali, in modo che si formino legami più stretti. Puoi farlo attraverso piccole iniziative, come pranzi o aperitivi virtuali.
Un termine che mi piace utilizzare in queste circostanze è Social Equity. Non sottovalutare il potere dei legami personali nell’aumentare il benessere nell’ambiente di lavoro, la soddisfazione dei dipendenti e la produttività complessiva.
Conclusione
Indipendentemente dalla pandemia di COVID-19, ci sono diversi vantaggi nel lavorare da remoto. Le aziende che seguono questa direzione vanno incontro a risparmi sulle spese generali associate all’ufficio fisico, come affitto, attrezzature, mobili, forniture, utenze. Inoltre, quando i dipendenti non devono impiegare ore per recarsi al lavoro, tendono ad essere più felici e quindi più produttivi.
Secondo un sondaggio condotto da FlexJobs, il 65% dei lavoratori da remoto ha dichiarato di essere più produttivo quando lavora da casa. Inoltre, lo smart working ha anche dimostrato di ridurre il turnover, ampliare il pool di assunzioni e, nel complesso, creare situazioni vantaggiose per dipendenti e datori di lavoro.
Man mano che il mondo diventa globale, così dovrebbe fare il tuo team. Introdurre forme di lavoro ibrido, ad esempio, può essere la strada giusta per incrementare il successo dei tuoi progetti. I vantaggi, come accennato, sono numerosi, ma tu in qualità di leader devi essere disposto a fare uno sforzo extra per guidare il cambiamento.
Articolo originale dell’autore pubblicato su Young Upstarts.
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