Rafforzare la propria leadership attraverso la delega

Di | 7 ottobre 2021

In quanto esseri umani, siamo limitati nella capacità di svolgere il nostro lavoro dal numero di ore a disposizione in un giorno. Dopotutto, indipendentemente da etnia, sesso o estrazione sociale, tutti possono usufruire delle stesse 24 ore. Com’è possibile, quindi, che alcune persone riescano a ottenere esponenzialmente di più da una giornata lavorativa normale rispetto a chiunque altro?

delega e leadership

Se sei bravo nel tuo lavoro, le persone e le organizzazioni con cui ti relazioni vorranno sempre di più da te. Senza paletti, questo può potenzialmente portare a un estremo senso di pressione, facendoti sentire stressato e infelice. Se non si interviene, questo percorso porta inevitabilmente all’ormai conosciuto burnout.

Questo è più vero che mai per leader e dirigenti aziendali, che spesso si destreggiano nell’arco della stessa giornata tra diversi dipartimenti, team e aziende. In che modo i leader di successo riescono quindi a ottenere di più in una giornata rispetto ad altri, senza conseguenze negative?

La risposta risiede nell’arte e nella scienza della delega.

La delega è più difficile di quanto sembri

Per imparare a delegare con successo, devi prima familiarizzare con il concetto di resilienza. Perché le persone non delegano?

In poche parole, potremmo dire che le persone non delegano perché richiede un grande sforzo iniziale.

Dopotutto, cosa ti sembra più semplice: progettare e scrivere contenuti per una brochure che promuova un nuovo servizio che hai contribuito a guidare o farlo fare ad altri membri del tuo team? Tu conosci il tema alla perfezione. Potresti scrivere caratteristiche e benefici nel sonno… e sarebbe pure divertente!

La vera domanda da porsi è: “scrivere una brochure sarebbe un buon uso del tuo tempo, o potresti investirlo meglio?”. Se ricopri una qualsiasi posizione di leadership, è probabile che ci siano molte altre cose più importanti che richiedono la tua energia e attenzione.

Immagina di scrivere questa brochure e di non aver tempo di svolgere altri compiti più importanti. Presto ti renderai conto della necessità e dell’importanza della delega.

Delegando l’attività a qualcun altro, puoi concentrarti su ciò che è più importante: ottenere il miglior ROT, return-on-time. Inoltre, la delega ti consente anche di sviluppare professionalmente le persone del tuo team. Ciò significa che la prossima volta che arriva un progetto simile il livello di fiducia sarà maggiore e ciò ridurrà progressivamente il tuo coinvolgimento.

Quando e cosa dovresti delegare

La delega è una situazione vantaggiosa per tutti (se fatta bene) ma ciò non significa che puoi delegare qualsiasi cosa.

Per sapere se e quando è appropriato delegare un’attività, ci sono sei domande importanti da porre:

  • C’è qualcun altro con le informazioni e le competenze necessarie per completare l’attività? È necessario il tuo coinvolgimento?
  • Il compito offre un’opportunità di crescita e sviluppo per la persona a cui lo stai delegando?
  • Questo compito si ripresenterà in una forma simile in futuro?
  • Hai tempo per delegare il compito in modo efficace? All’inizio è indispensabile avere tempo per delegare adeguatamente, rispondere alle domande, controllare i progressi e intervenire se necessario.
  • Puoi misurare la criticità del compito rispetto alla competenza della persona a cui lo stai delegando?
  • Puoi usare il tempo risparmiato attraverso la delega per qualcosa di più importante?

Se la tua risposta è a 3 o più delle domande di cui sopra, allora dovresti assolutamente prendere in considerazione la delega.

Tuttavia, avere tutte queste condizioni presenti non è una garanzia che la delega avrà successo. Dovrai anche considerare un paio di altre cose, inclusa la persona a cui delegherai l’attività.

Scegli la persona giusta a cui delegare

Ecco alcuni dei fattori chiave che devi considerare quando scegli la persona a cui delegare la tua attività:

Esperienza, conoscenze e competenze dell’individuo a cui stai delegando il compito:

  • Quali sono le sue competenze ed esperienze?
  • Hai il tempo e le risorse per eventualmente formarlo?

Stile di lavoro e ambizioni:

  • La persona è indipendente?
  • Cosa desidera ottenere dal proprio lavoro?
  • Quali sono gli obiettivi e gli interessi a lungo termine e in che modo questi si allineano con il compito proposto?

Carico di lavoro corrente:

  • La persona può sopportare un aumento del carico di lavoro?
  • La delega di questo compito richiederà il rimpasto di altre funzioni?

Delega corretta dell’attività

Per assicurarti di poter delegare correttamente, ci sono alcuni principi di base da tenere a mente mentre assegni le attività al tuo team. Alcuni di questi principi includono:

  • Visualizzare il risultato desiderato: inizia con la fine in testa e specifica il risultato finale.
  • Scegliere chiaramente vincoli e limiti: imposta i confini di responsabilità. La persona dovrebbe:
    • Aspettare che le venga detto cosa fare?
    • Chiedere cosa fare?
    • Dire cosa dovrebbe essere fatto e poi agire?
    • Agire e aggiornare costantemente sui risultati?
    • Avviare un’azione e riportare i risultati ad attività conclusa?
  • Includere nel processo di delega le persone coinvolte: incoraggiale a decidere quali compiti possono essere delegati a loro e quando.
  • Abbinare la responsabilità all’autorità: puoi delegare determinate responsabilità ma non puoi delegare la responsabilità del risultato finale.
  • Delegare al livello organizzativo più basso: le persone più vicine al lavoro operativo sono talvolta le più adatte, perché hanno una conoscenza approfondita dei dettagli. Ciò aumenta anche l’efficienza sul posto di lavoro e prepara i dipendenti a ruoli di livello successivo.
  • Dare il supporto necessario ed essere disponibili a rispondere alle domande: assicurati che l’attività abbia successo fornendo le risorse necessarie, comunicando e monitorando costantemente.
  • Concentrarsi sul “cosa” è stato realizzato, invece che sul “come”: la tua strada non è la migliore o tantomeno l’unica. Consenti alla persona di impiegare i propri metodi come dimostrazione di fiducia.
  • Evitare la delega verso l’alto: se c’è un problema, non permettere alla persona di trasferire la responsabilità su di te. Chiedi loro consigli, non limitarti a fornire soluzioni.
  • Motivare e incoraggiare: informa le persone su come il successo avrà un impatto su ricompense finanziarie, opportunità future, riconoscimento informale e su altre conseguenze desiderabili.
  • Stabilire e mantenere il controllo:
    • Discutere su come procederà l’attività e indicare le scadenze.
    • Concordare degli incontri in cui si esaminerà lo stato di avanzamento del progetto.
    • Apportare modifiche dove necessario.
    • Prendere del tempo per controllare il lavoro.

Tenendo a mente questi punti prima e durante il processo di delega, vedrai che la tua capacità di delegare subirà drastici miglioramenti.

Conclusione

Scegli le attività corrette, identifica le persone adatte e delega nel modo giusto. Una volta che hai delegato il compito a qualcuno, concedigli il privilegio della fiducia, permettendogli di prendere le proprie decisioni su come completare l’attività. Gli individui percepiscono maggiormente le responsabilità quando sono realmente affidate a loro, senza episodi di controllo e micro-management. In questo modo darai al tuo team la possibilità di mettersi alla prova e crescere personalmente e/o professionalmente.

All’inizio, la delega può sembrare più una seccatura di quanto valga la pena. Tuttavia, delegando in modo efficace, è possibile espandere enormemente la quantità (e qualità) del lavoro svolto.

Quando distribuisci il carico di lavoro in modo da lavorare sulle attività che hanno la massima priorità per te, mentre altre persone a cui hai delegato stanno lavorando anche su incarichi significativi e impegnativi, crei situazioni vantaggiose per tutte le parti interessate.


Articolo originale pubblicato su The Los Angeles Tribune.

Per scoprire di più sul tema, consulta il programma del corso Cegos La delega - Virtual classroom

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