La vita di un project manager può essere appagante ed emozionante. Ma può anche essere estremamente stressante se gli errori sono troppi o se le cose non vanno nel verso giusto.
Per fortuna, con la giusta guida, è possibile pianificare un percorso senza intoppi dall'inizio alla fine, mitigando eventuali problemi prima che si verifichino. Questo non significa che sarà sicuramente semplice: la vita non lo è mai! Tuttavia, se ci si organizza per bene e si impara a delegare e a prendere buone decisioni, allora ci troveremo sulla strada per il successo.
Di seguito quattro step della gestione dei progetti determinanti per ottenere buoni risultati.
Inizia con il piede giusto
Inizia il tuo progetto con una visione chiara e imposta una serie di obiettivi che ti aiuteranno a completare il tuo progetto con successo e in tempo. Un buon inizio infonderà entusiasmo al tuo team, oltre a creare fiducia e spirito di iniziativa. Un inizio scadente potrebbe invece portare a sfiducia, scetticismo e scarso coinvolgimento. Per dare il via al tuo progetto con vigore, devi porti le domande giuste: stila il "project charter", un documento che incapsula visione e obiettivi e che coinvolge tutte le parti interessate, necessarie per realizzare il progetto.
Delegare e prendere decisioni
Essere in grado di prendere una decisione, spesso rapidamente, è una competenza chiave del project manager. Un'altra abilità cruciale è la capacità di delegare a singoli o a team in modo da far proseguire il progetto a un buon ritmo. Affinché ciò avvenga, è necessario definire chiaramente ogni attività, che deve essere completata entro un determinato intervallo di tempo.
La chiarezza è fondamentale. Istruzioni chiare fanno procedere velocemente, mentre la confusione è destabilizzante e può costare cara. Fin dall'inizio, è necessario costruire una "mappa delle attività" che illustri nel dettaglio ogni elemento del progetto, insieme a chi sarà responsabile di cosa. È inoltre consigliabile consentire flessibilità per le richieste di modifica. Decidi subito l’approccio e assicurarti che tutti gli individui coinvolti prendano le misure appropriate.
Strutturare i progetti di pianificazione
Sempre con attenzione all’agilità, i progetti devono essere suddivisi in fasi o attività cardine. Serve inoltre definire il modo in cui si intende arrivare a tali traguardi e misurare i risultati. È importante identificare i passaggi necessari e assicurarsi che siano realistici e realizzabili. Dovresti anche pianificare la tempistica di ogni fase, consentendo al tuo team di completare il lavoro, farlo bene ma senza lasciare margine alla troppa procrastinazione e al ritardo. Sono disponibili diversi strumenti che consentono di pianificare con agilità, tra cui Timeboxing e il diagramma di Gantt.
Gestire il comitato direttivo
Come project manager, sarai ritenuto responsabile per tutto ilciclo di vita di un progetto. Ciò significa che è necessario aggiornare il comitato direttivo sui progressi compiuti e ottenere sostegno nei momenti cruciali. Ad esempio, potresti incontrare ostacoli per cui ti serve un aiuto, oppure potresti aver bisogno di risorse extra (tra cui un aumento di budget!). Le riunioni di orientamento devono essere gestite abilmente e con persuasività, in modo da rendere il comitato un tuo alleato.
Ci vuole un set variegato di competenzeper essere un project manager veramente efficace. Oltre a quello che abbiamo menzionato, è necessario mostrare leadership, capacità di comunicazione e attenzione al feedback.
Tutte queste abilità possono essere sviluppate nel tempo, ma ci vuole pratica, persistenza e impegno.
Il #UP "Le chiavi per la gestione efficace di un progetto" approfondisce queste tematiche dandoti modo di sviluppare le competenze trasversali e manageriali necessarie per un project management efficace. Il programma, 100% digitale, prevende elevata interazione ed esercitazioni on-the-job.
Vuoi saper come la nuova collezione #UP può aiutarti a migliorare le tue capacità di project management? Scopri la soluzione!
