Le persone non sono isole, lo abbiamo sentito tante volte. Questo è ancora più vero nelle dinamiche aziendali. Voglio espormi subito: sono una fan del lavoro anche daremoto (mi astengo dall’entrare nelle etichette smart, flexible, agile, hybrid work) e quando le mansioni lo consentono, credo si possa agilmente applicare. Anche i tool di collaborazione fanno il loro mestiere, tuttavia… possiamo farci molto ma non tutto.
Fare un meeting, un primo appuntamento di vendita, scambiarci documenti, rapide call: tutto ciò che è legato all’operatività viaggia come un treno. Perdiamo qualcosa in termini di relazione, per certi versi di efficacia e di quel circolare di informazioni tipico della vita aziendale in presenza.
Faccio qualche esempio. Ci sono colleghi con cui non lavoriamo a stretto contatto ma che magari abbiamo piacere di vedere nelle pause. Nella mia esperienza personale, da remoto quei contatti sono i primi a saltare. Difficilmente farò una telefonata al collega solo per una battuta o per sapere come sta. Quello che perdo è tutto ciò che è impalpabile, perché magari alla macchinetta del caffè facciamo una battuta ma poi veniamo anche a sapere com’è andato l’ultimo progetto, magari ci arriva in aiuto un’informazione che non avevamo ecc…
Tool di collaborazione
Lavorare da remoto significa anche selezionare lo strumento migliore a seconda dell’obiettivo.
Condividere a livello aziendale poche semplici best practice ne aiuterebbe certamente le dinamiche:
- Devo chiedere un’informazione veloce per cui ho bisogno di una risposta rapida ma non voglio disturbare il collega? Chat
- Devo fare un meeting o chiedere un’informazione più complessa ma non ho bisogno di condividere supporti fisici? Telefonata
- Devo fare un meeting strutturato che richiede la condivisione di un documento? Meeting suTeams o Zoom
- Evitare di coinvolgere colleghi se non è necessario. Dobbiamo chiederci se è indispensabile il loro contributo. Se la risposta a questa domanda è no, per tutto il resto ci sono le mail di recap del meeting, che possono essere inoltrate per allineare anche chi è coinvolto ma non direttamente in quella fase
Sono piccoli accorgimenti che però ci eviterebbero di passare ore e ore in meeting davanti a uno schermo.
Comunicazione interna e project management
Un’adeguata comunicazione interna favorisce la circolazione delle informazioni, almeno le più rilevanti in azienda. Si possono usare allo scopo anche dei social network aziendali come Yammer, IBM Connections, Facebook Workplace.
A livello manageriale è poi indispensabile, se ancora non si ragiona in questo senso, "switchare" ad un lavoro per task. Fissare momenti di check con i collaboratori. Vengono in nostro aiuto anche tool di collaborazione per la gestione dei progetti, come ad esempio Trello, Basecamp o Asana. Con questi tool si riduce lo scambio di mail e si ha una visione sempre aggiornata dello stato di avanzamento lavori.
Dal remote all’hybrid work
Tutto ciò possiamo tranquillamente portarlo anche nella parte in presenza, avvicinandoci sempre più a quanto viene frequentemente definito Hybrid work.
In conclusione, dobbiamo impegnarci a far funzionare bene una macchina che, quando le mansioni lo consentono, ha tutte le carte in regola per darci le prestazioni che cerchiamo. Ritengo tuttavia imprescindibili anche i momenti in presenza per fare da collante nelle relazioni, ricordare a tutti di fare parte del team azienda e, rimanendo nella metafora dei motori, in quale direzione punta la nostra scuderia. Nell'articolo "From flexible to Hybrid: il futuro del lavoro" approfondiamo il tema dell'implementazione dell'Hybrid work in azienda dal punto di vista delle funzioni HR.
Guarda il video della diretta LinkedIn: parliamo dell'evoluzione tra flexible e hybrid work e delle implicazioni a livello organizzativo e manageriale.
Per saperne di più, consulta il programma del corso "Coinvolgere il team Coinvolgere il team in un contesto ibrido di smart working".
