L’impatto dei recenti accadimenti sulle pratiche sociali e professionali è evidente. Da tempo si discute, per esempio, su quanto possa o meno essere opportuno continuare a praticare le forme di smart working che in molte aziende sono state imposte dall’emergenza.
Premesso che, pur nel rispetto delle norme vigenti sullo smart working, si è spesso trattato di mero lavoro a distanza con vincolo di domicilio, ti invito a considerare questo dibattito come superato.
La questione di fondo non dovrebbe essere più “dovremmo sviluppare lo smart working” ma “come avere una organizzazione in cui lo smart working sia efficace?”.
Iniziamo col considerare alcuni punti chiave.
Basta termini abusati
La definizione di smart working è in buona parte fraintesa; promoviamo quindi a concentrarci sulla sua essenza. Le leggi vigenti in Italia parlano di “Lavoro Agile” (detto anche smart working). A questo punto, recuperiamo e valorizziamo il concetto di agilità, senza dimenticare che a livello internazionale la definizione d’uso comune è Flexible Working, ossia un modello organizzativo basato sul "Working Anytime, Anywhere, in a digital way".
In Italia si deve rispettare la Legge 81/2017 e le sue integrazioni successive*. Poi è il compito di ogni azienda quello di interrogarsi su come riuscire a cogliere l’opportunità legislativa per orientare la propria organizzazione in una modalità operativa che sia produttiva, distintiva per i clienti e attrattiva per i lavoratori.
La sfida non si limita alla semplice applicazione delle norme implica la creazione di un ambiente di lavoro che sia davvero in grado di generare risultati economici e sociali.
L’errore fatto in passato da molte aziende è stato trasformare un importante stimolo per l’innovazione in una condizione individuale non ordinaria. In altri termini: dobbiamo smettere di considerare “smart working” le giornate “non d’ufficio”. Essere smart è una prassi, non un posizionamento fisico.
La legge afferma con chiarezza che il lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e una organizzazione intesa per fasi, cicli e obiettivi.
È proprio a partire da questi punti che dobbiamo partire per adeguare il nostro approccio manageriale.
Una declinazione costruttiva
In Cegos abbiamo un osservatorio trasversale su molti settori produttivi. Le aziende che si erano mosse in anticipo rispetto alla legge del 2017 o quelle che hanno davvero fatto una riflessione strategica, declinano il lavoro agile in maniera ben caratterizzata.
Emergono sopratutto alcuni punti distintivi:
- Il lavoro agile è un modo smart (ossia efficace ed efficiente) che viene promosso nell’organizzazione per raggiungere degli obiettivi di business ben definiti
- Agile non è il singolo lavoratore o ufficio ma l’azienda nella sua globalità: strutture, processi, ambienti, strumenti e comportamenti professionali
- Essere smart non è concessione o condizione straordinaria. È la normale condizione che accomuna tutti. Vengono richiesti comportamenti proattivi ed autonomi e l’uso di tool digitali è la norma
- La questione della flessibilità tempo-spazio (declinata in base alla concretezza dei ruoli presenti nei processi produttivi) è al centro di ogni interpretazione di ruolo. Operare anche fuori dalla sede fisica dell’azienda è considerato la norma
- Viene mantenuto il normale svolgimento delle attività nel rispetto delle procedure aziendali, quale che sia il luogo di svolgimento. Gli aspetti di ergonomia, sicurezza personale e protezione dei dati sono intesi come il prodotto collettivo delle linee guida aziendali e dell’interpretazione matura da parte dei professionisti. In altri termini: si danno auspici e si abbandona il tentativo di creare procedure eccessivamente rigide
- Si dà forte enfasi manageriale sugli accordi circa risultati e scadenze, si riducono le attività puramente di controllo e si promuovono stili manageriali deleganti e fiduciosi con enfasi sulla servant leadership. Al contempo, si mantiene coerenza con i valori aziendali e l'attenzione al problem solving collettivo
- I processi HR si orientano alla creazione di una dinamica lavoratore/azienda costruttiva e fluida. C'è grande attenzione verso l'employee experience, un orientamento costante al "keep it simple" e il passaggio dalla cultura normativa alla cultura della business partnership
Relazione tra ambienti di riferimento e modelli organizzativi
Molte discussioni sul lavoro agile sono distorte dalla rimozione di alcuni elementi fondamentali. Detto in altri termini: la necessità di diventare agili dipende anche dall’ambiente di riferimento dell’azienda.
Ti invito a riflettere su questa semplificazione:
I punti chiave sono in particolare due:
- il dinamismo del mercato di riferimento e gli aspetti di evoluzione tecnologica possono portare a diversi modelli organizzativi, dal meccanico (la classica organizzazione piramidale) al reticolare (tipico degli ambienti in cui il network è fondamentale per la creazione di opportunità di business e knowlegde sharing)
- il modello organizzativo richiede per sua natura diversi livelli di agilità: nelle organizzazioni classiche può essere utile (soprattutto per alcuni funzioni come le vendite); nelle organizzazioni a rete è necessario sia molto alto in maniera trasversale
L’impatto del lavoro agile sulle relazioni
Nelle discussioni sullo smart working ci si confronta spesso sul tema delle relazioni. Ecco un paio di consigli a riguardo:
- Differenzia l’effetto del lockdown da quello del lavoro agile. Molte supposte criticità dello smart working (isolamento, aumento dei carichi di lavoro, eccesso di stress causato dalla sovrapposizione di compiti lavoratori e aspetti famigliari) dipendono solo dal lockdown. Ricorda che, dal punto di vista normativo, non dovrebbero essere mai sovrapposte (al limite alternata) le attività lavorative e personali.
- Non considerare solo il tema delle relazioni interpersonali. Dai la giusta importanza alle relazioni tra azienda e mercato e azienda e persone, senza trascurare anche il rapporto tra persone, organizzazione e mercato.
In questo schema logicosintetizzo quanto emerge nelle ricerche degli ultimi decenni.
Decenni? Anche se la legge è del 2017? Si perchè il flexible working è, nella pratica, diffuso a livello internazionale almeno dall’inizio di questo secolo e ben studiato: i vantaggi superano i rischi.
Come diventare agili
L’agilità si conquista tramite l’allenamento. La condizione di partenza (rapporto tra mercato, azienda e organizzazione) deve essere ben compresa per poter predisporre un adeguato piano di azione per lo sviluppo delle forme operative agili.
In questo senso provate a considerare questo schema logico:
| Dimensione | Condizione |
| Mercato | Dinamico |
| Ambiente tecnologico | In evoluzione |
| Management | Orientato al futuro, con chiara visione prospettica |
| Struttura gerarchica | Poco stratificata |
| Processi produttivi | Definiti con chiarezza e in permanente perfezionamento |
| Cultura organizzativa | Inclusiva, basata sulla fiducia e la collaborazione |
| Clima | Globalmente positivo, con normali fluttuazioni legate a dinamiche di gruppo |
| Disponibilità tecnologica | Estesa e, per la maggioranza dei dipendenti, orientata alla mobilità |
| Ambienti fisici | Gradevoli, tecnologicamente coerenti, con disponibilità estesa di punti di incontro e socializzazione |
| Processi HR | In grado di creare inclusione e senso di appartenenza, alta attenzione all’onboarding |
Considerate l’insieme delle dimensioni: se la maggior parte presenta le caratteristiche descritte… la tua organizzazione è già agile! Devi solo continuare ad allenarti, perfezionando giorno dopo giorno.
Se alcune dimensioni sono critiche: domandati se e come intervenire per aggiornare l’azienda alle esigenze di business.
Se la maggioranza delle dimensioni è disallineata, il tema non è essere o meno agili ma agire rapidamente per cercare di prevenire una probabile perdita di efficacie e di relazione con il mercato.
*Principalmente Articoli da 18 a 23 Circ. INAIL 48/2017; Ministero del Lavoro, Nota del 12/9/2017 e del 15/11/2017 Circ. INPS 91/2018; Legge n. 145/2018, comma 486 e i recenti DPCM finchè attivi.
