Tutti noi ormai conosceranno l’articolo 2 del DPCM del 25 febbraio 2020 e tutti i successivi atti. Essi permettono infatti alle aziende si estendere l'uso del lavoro agile (Legge 81 del 2017) a seguito della situazione particolare in cui ci troviamo.
Le recenti disposizioni delle autorità hanno dunque spinto la maggioranza delle organizzazioni verso nuove forme di tutela della salute dei lavoratori e dei clienti, velocizzando la diffusione del lavoro da remoto.
La richiesta governativa è, per alcuni, in continuità con le prassi di lavoro agile: laptop, connessione, autonomia e lavoro per obiettivi in relazione con una rete di colleghi. In molte professioni questa era già la condizione comune, anche prima dei recenti sviluppi.
Per altri è più telelavoro: le solite regole, ossia orario stabile, pratiche da svolgere, lavoro per compiti e relazione principale con un responsabile gerarchico,abbinate a una locazione fisica in casa.
Per tutti è comunque una situazione nuova essere in casa: gli agile worker erano abituati a lavorare in mobilità, spesso in luoghi pubblici o addirittura in viaggio. Ora sono costretti nella propria abitazione. Per i nuovi smart worker, essere in casa è proprio una novità assoluta, a partire dalla postazione in cui operare.
La gestione non è banale. Diffondere un agire agile richiede non solo la fornitura di device e tool, ma soprattutto la considerazione di 3 dimensioni:
- il tempo (quando lavorare?),
- il luogo (dove operare?),
- le regole di interazione (come integrarsi?).
Per questo ti segnalo in ordine sparso alcune buone abitudini che possono aiutarti a vivere meglio questo momento impegnativo.
1. Vestiti
Non si tratta di vestirsi in maniera formale ma di sapere che vestirsi per lavorare aiuta a entrare nella parte e ad essere determinati. Anche se non hai in previsione video call.
2. Trova uno spazio di lavoro adeguato
Trovare il posto perfetto per lavorare in una casa che non lo prevedeva è difficile. Cerchiamo almeno di predisporre uno spazio adeguato, ossia: protetto, con buone condizioni di luce e che permette di avere una postura fisiologica.
3. Ricerca il contatto
Quando sei fuori dall'ufficio, è ancora più importante rimanere in contatto con i tuoi colleghi. Comprendere le migliori pratiche di comunicazionepuò essere la parte più vitale del lavoro in remoto. È importante scegliere come: strumenti di messaggistica come Slack, strumenti per riunioni online come Zoom e servizi di condivisione di documenti come Google Drive possono essere utilissimi ma solo se usati con consapevolezza.
4. Evita il multitasking
Numerose ricerche attestano da tempo che frequenti messaggi di chat e social non sono utili mentre si cerca di essere concentrati. Il cervello umano non è molto bravo nel multitasking. Chi pensa di esserlo si sta auto-illudendo. Restare in contatto è importante ma dobbiamo dedicare fasi specifiche alle diverse attività. Tutto, contemporaneamente e bene non è realistico.
5. Non scrivere troppe mail
Alcune persone non sono abituate a lavorare in autonomia. In ufficio ricevevano indicazioni o facevano domande a voce. Essere a casa può portare a scrivere troppe mail, spesso inutilmente lunghe, prive di sinteticità. Tutto ciò è dannoso. Ingolfa il lavoro di tutti e spinge verso la disattenzione. Abbandona, per favore, l’idea che sia sempre positivo “scrivere tutto, così poi resta”.
6. Meno chat e più meeting
Certo, siamo in remoto ma gli strumenti per fare riunioni virtuali ci sono. Una buona riunione può evitare fiumi di messaggi chat, telefonate e mail. I manager devono imparare a pianificare le riunioni necessarie e i collaboratori a comprendere che durante i virtual meeting bisogna essere efficaci e centrati sull’essenziale.
7. Programma le attività
Devi decidere in anticipo a cosa dedicherai il tuo tempo. Non si tratta di essere rigidi ma di crearsi una chiara visione del rapporto tra tempo, azioni e risultati. Se non lo fai divagherai, ti concentrerai su task secondari, verrai fagocitato da mail, telefonate non previste, interruzioni in chat. La programmazione è importante anche quando si lavora in ufficio, nell'home working diventa cruciale.
8. Diffondi fiducia e responsabilizzazione
Poco conta che tu sia un professional o un manager. La fiduciae la responsabilizzazione sono il risultato di una relazione interpersonale che, nel rispetto dei ruolo, viene sviluppata insieme. Un buon responsabile deve domandarsi qual è il livello di autonomia del collaboratore in remoto e favorire momenti di assegnazione e verifica cadenzati. Il collaboratore potrebbe aiutare il responsabile a chiarire al meglio gli indicatori di risultato.
9. Governa il tempo
Devi fare pause. Non è una opzione, è un vincolo. Lavorare da casa, stando a lungo davanti a un PC senza pause programmate, può portare alla perdita della cognizione del tempo e all’overtime. È dannoso. Cala il livello di capacità cognitiva e il rischio è di ridurre la qualità della performance. Ricordati: impegno e performance non sono la stessa cosa. E il rischio aumenta in questo periodo in cui molti possono avere la sensazione di dover risolvere rapidamente problemi imprevisti.
10. Prenditi cura di te, dei tuoi cari e della tua comunità
Oggi tutti noi stiamo lavorando da casa in una situazione fuori dall'ordinario. In senso stretto, non stiamo facendo facendo smart working o lavoro agile. Ricordiamocelo e diamo la giusta attenzione al nostro benessere personale, per poterlo garantire anche ai nostri familiari ed alla nostra comunità. Rispettiamo le regole e prepariamo alla ripresa ed alla creazione di un nuovo futuro.
