Leadership e smart working: 9 errori da evitare

Di | 22 novembre 2019

In tempi di Digital Trasformation saranno sempre più utilizzati smart working, agile working e tutte le varie forme di lavoro in remoto, c’è quindi da preoccuparsi se ancora tanti manager commettono errori evitabili nella gestione dei propri team a distanza.

Qui di seguito ne evidenziamo alcuni, potrebbero riguardare anche te ed il tuo team? 

smart working

1. Pensare che i dipendenti in remoto lavorino poco

In media, i dipendenti in remoto lavorano più a lungo e sono molto più produttivi di quelli in presenza. Sorpreso?

Molti manager di solito lo sono. Non puoi negare che anche tu sei spesso preoccupato di cosa stiano facendo le persone in home work. “Perché il suo stato online è impostato su “non disponibile” da questa mattina?” “Perché non ha risposto alla mia e-mail?” “Perché non ho un aggiornamento su quel progetto da oltre 10 giorni?”

Non c’è molto da guadagnare se pensi che i tuoi riporti stiano facendo altro, perché mentre sei impegnato a preoccuparti di una loro presunta nullafacenza, potresti non considerare (o addirittura, aumentare) una serie di problemi evitabili e che molto probabilmente possono incidere sull’attività del tuo team in remoto: la mancanza di comunicazione o il loro sentirsi isolati.

Prova invece a programmare regolarmente dei 1-to-1 e stabilisci dei chiari obiettivi di comunicazione nel team, così da essere sicuro che tutti abbiano accesso ai dati, agli aggiornamenti e abbiano i feedback di cui hanno bisogno (in questo modo se il lavoratore in remoto davvero non lavora sarà chiaro a tutti).

2. Aspettare che siano i dipendenti in remoto a parlare, piuttosto che sollecitare attivamente loro idee e input

Accade facilmente che durante un meeting la conversazione tra i membri del team in presenza prenda il sopravvento, mentre al contrario le persone in remoto appiano sullo schermo come una specie di quadro alla parete, con il loro microfono su muto. Quando li emargini, non rischi solo di farli sentire esclusi, ma stai perdendo uno dei più grandi e spesso più trascurati vantaggi di avere dipendenti in remoto: avere un punto di vista nuovo e fresco.

Pensaci: i riporti che lavorano vicino al tuo ufficio li puoi vedere ogni giorno, possono vedere le tue reazioni e capire il tuo umore. Sono immersi nella cultura aziendale e nel contesto dell’organizzazione. Un contesto che plasma le loro opinioni, consciamente o inconsciamente. Al contrario gli smart workers sono più liberi da queste influenze, hanno occhi e mente fresca, possono dare al team un punto di vista diverso e soluzioni innovative, aiutandoti ad evitare errori.

3. Fallire nel definire un piano di comunicazione per il team

Quando non vengono stabilite delle chiare norme sulla comunicazione con persone in remoto, che potrebbero anche trovarsi in fusi orari diversi, avere background culturali differenti e usare tecnologie particolari, si può creare una confusione enorme: il caos regnerà nel mix di aggiornamenti via e-mail, chat e vari dashboard di accesso ai documenti del team. I primi cinque minuti di ogni meeting vengono spesi ad armeggiare con i vari strumenti di comunicazione perché non si capisce se la riunione sia una videoconferenza, un virtual hangout o una call vecchio stile.   

In queste circostanze, è importante riaffermare il modo in cui deve funzionare la comunicazione interna. Dovrai essere un manager proattivo con un obiettivo chiaro, per essere sicuro che il team sia allineato e che i messaggi raggiungano il loro obiettivo. Quindi periodicamente chiediti: “in quali modi io e il mio team comunichiamo? Useremo e-mail, chat, team meeting settimanali, incontri informali?” Definisci per ciascuno di essi semplici protocolli e indica le ore di lavoro per le attività interattive.   

4. Assumere persone che non sono pronte a lavorare in remoto

Immagina di trovarti in questa situazione: assumi un nuovo dipendente per il tuo remote team. Da un lato sei entusiasta di un nuovo collaboratore, dall’altro lui/lei non aspettava altro che lavorare da casa ogni giorno. Poi accade che dopo aver trascorso 6 mesi in questo modo, la persona inizia a sentirsi troppo sola e ti chiede di spostarla presso l’Headquarter. Oppure: decidi che un membro del team debba continuare a lavorare in remoto perché è davvero molto bravo, per poi ritrovarti le sue dimissioni sul tavolo perché non è stato considerato per una promozione, essendo stato poco presente in sede.

Probabilmente non sarai in grado di escludere ogni scenario negativo, ma potrai sicuramente evitarne alcuni avendo consapevolezza delle sfide che devono affrontare i dipendenti in remoto: isolamento, superlavoro, incomunicabilità o comunicazioni limitate con il team (e con te), svantaggi nello sviluppo di carriera. I candidati hanno la giusta consapevolezza nell’affrontare queste sfide? Sanno che si tratta di sfide importanti per il loro (e tuo) successo?

5. Non identificare cosa è importante per te o per il tuo collaboratore in remoto

Perché le ricerche rilevano che i lavoratori in remoto hanno livelli di burn-out più alti della media? Probabilmente non solo perché lavorano più ore della media. Ci sono anche altre cause di burn-out oltre al superlavoro, tra queste il non sentirsi supportati o addirittura isolati all’interno dell’organizzazione.

Potresti contribuire a questa sensazione quando pianifichi riunioni in momenti che loro vorrebbero utilizzare per andare a prendere i loro figli a scuola o che corrispondono, per il loro fuso orario, alle 6 del mattino. O ancora non coinvolgerli in un momento di celebrazione per il personale di sede.   

È un tuo obiettivo aiutare i lavoratori in remoto a sentirsi membri a pieno titolo del team, anche se questo significa essere creativi con celebrazioni virtuali aggiuntive o fare uno sforzo nel trovare gli orari giusti per tutti, quando ci sono fusi orari diversi.

6. Pensare che tutto vada per il meglio quando nessuno si lamenta

Fino a quando i tuoi collaboratori in remoto svolgono i loro compiti al meglio, tutto sembra funzionare. Ma in realtà questo approccio si può rivelare piuttosto miope nel lungo periodo.

È possibile che anche chi lavori da casa con performance elevate, possa sentirsi depresso, poco motivato. E questo non si può facilmente capire osservando i loro comportamenti come si fa con coloro presenti in ufficio. È facile per chi è lontano fisicamente mostrare la faccia felice per il breve periodo della videocall o della chat.

Questo non vuol dire essere sospettosi quando un collaboratore in remoto si mostra allegro e motivato. Piuttosto, basta essere sicuri che si tratta di un elemento da osservare durante gli incontri 1-to-1, ponendo domande aperte per scoprire potenziali problemi.

7. Coaching scarso e feedback non adeguati

Molti lavoratori in remoto sentono di non avere sufficienti feedback e coaching dai loro manager. Ovviamente c’è un fattore oggettivo che ostacola la comunicazione naturale, avendo una minore possibilità di interfacciarsi con capi e colleghi.

In queste situazioni non c’è da stupirsi se tanti manager falliscano in aspetti di management basilari: non valorizzano il loro contributo ai progetti, non sono chiari sui loro livelli di performance o non danno loro la possibilità di crescere (lasciando una sensazione di mancanza di prospettive).

Può essere difficile dare ai membri di un team remoto l’attenzione di cui hanno bisogno per il loro sviluppo, ma i migliori manager considerano quella sfida come un’opportunità. Significa lavorare per creare una solida cultura del feedback nel tuo team; utilizza domande di coaching nelle tue conversazioni per aiutare lo sviluppo delle persone. 

8. Delega scarsa e di solito su progetti poco importanti

Quando hai dei progetti importanti da delegare, di solito a chi li affidi? Le ricerche suggeriscono che, per molti manager, sono i riporti diretti con cui si lavora fianco a fianco (anche quando i lavoratori da remoto potrebbero essere molto più adatti per quel compito).

Quando commettete questo errore di gestione (“non li vedo mai, quindi non li prendo in considerazione”), potresti commetterne altri ancora più gravi: impedire lo sviluppo professionale degli smart workers potrebbe danneggiare le prestazioni di tutto il team (se la persona in remoto è la scelta migliore per quell’incarico) e potenzialmente sovraccaricare i tuoi lavoratori in presenza. Nel frattempo, qualcuno del gruppo potrebbe iniziare a mettere in discussione la tua equità.

Controlla il carico di lavoro che stai dando agli smart workes rispetto ai membri del team in ufficio, nonché l’importanza delle attività che in genere assegni a questi due gruppi. Se valuti che le attività delegata abbiamo evidenziato una preferenza nei confronti di quelli più vicini a te, cerca di incanalare le nuove opportunità verso chi lavora in remoto.

9. Svalutare lo smart working, in modo particolare con i dipendenti di sede

Spiegare perché il team abbia dei membri in remoto potrebbe sembrare una cosa ovvia. Ma senza la tua sponsorship costante, si potrebbero manifestare risentimenti e recriminazioni.

I dipendenti in presenza potrebbero considerare il lavoro remoto come una noia da sopportare, dovendo adottare nuovi strumenti di comunicazione o orari di riunione scomodi per aiutare i membri del team in remoto. Consolidare una situazione del genere potrebbe causare problemi a tutto il team.

Questo non vuol dire iniziare ogni riunione virtuale ricordando a tutti che l’utilizzo dello smart working ha permesso di assumere persone come Marco, le cui rare competenze fanno sì che il team possa svolgere una gamma più ampia di progetti, o ha dato la possibilità a Laura di rimanere in azienda e trasferirsi dopo che si è sposata.

Ci sono momenti appropriati per essere chiari su ciò che il lavoro remoto aggiunge al team, ad esempio quando un nuovo collaboratore si unisce per la prima volta o celebra un anniversario con l’azienda, o quando inconvenienti nelle comunicazioni sembrano demotivare la squadra.

Per scoprire di più sul tema, consulta il programma del corso Smart Working

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