La gestione efficace di un meeting: check list operativa

Onore ed onere della vita aziendale, ricordiamo quanto la buona riuscita di un meeting dipenda dal modo in cui il manager la prepara e la coordina.

Di seguito propongo una check list operativa per preparare ed animare un meeting efficace.

La Prepararazione

Preparazione personale

• Accertati che la riunione corrisponda a un’esigenza reale.
• Chiarisci gli obiettivi del meeting.
• Definisci il tipo di meeting.
• Seleziona il piano, i metodi e le tecniche da utilizzare.
• Specifica la durata totale della riunione e tutti i punti all’ordine del giorno.
• Identifica le persone che possono prendere decisioni.
• Definisci l’ambito dell’argomento e riunisci tutti i documenti necessari.
• Fai un elenco dei partecipanti.
• Verifica che l’ordine del giorno sia realistico.
• Prepara la presentazione del meeting.

Preparazione logistica

• Decidi quando tenere il meeting.
• Scegli e prenotate la sala dell’incontro.
• Prenota le apparecchiature necessarie.
• Preparae i documenti da distribuire.
• Scrivi e inviate l’ordine del giorno.
• Prevedi una pausa.
• Prepara la sala.
• Verifica le apparecchiature.
• Accogli i partecipanti.

L’Animazione

L’Apertura del meeting

• Definisci l’ambito della riunione identificando:
  • Il contesto
  • Gli obiettivi
  • La durata
  • I ruoli
  • Le regole di base
  • Fasi e metodi
  • Gli eventi successivi

Durante il meeting

• Incoraggia i collaboratori a intervenire.
• Fai una pausa dopo un’ora e mezza al massimo.
• Incoraggia i collaboratori a parlare.
• Riporta l’attenzione sugli obiettivi se la discussione devia.
• Regola le tensioni.
• Riformula e riepiloga i punti trattati.
• Evidenzia i progressi del gruppo.

Fine del meeting

• Ricorda gli obiettivi della riunione.
• Evidenzia i risultati ottenuti.
• Convalida le decisioni e fate in modo che i partecipanti si assumano gli impegni presi. Chi farà cosa? Come? Quando?
• Fai valutare al gruppo risultato e modalità di lavoro.
• Pianificate il sistema di azioni da portare avanti.
• Ringraziate i partecipanti.

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Articolo di Luigi Carrera