Sia per i giovani manager, sia per i più esperti, il colloquio 1:1 tra manager ecollaboratore è un momento importante, che va gestito senza errori. Vediamo perché attraverso un elenco degli errori più comuni.
Fare un colloquio 1:1 solo quando ci sono problemi
Vuoi rappresentare lo stereotipo del cattivo manager che dà attenzione al collaboratore solo quando c’è un problema? No? Allora non cadere in questa prima trappola. Pensa a tutti quei problemi che sono lì a fermentare senza che tu ne sia al corrente, solo perché non hai stabilito un contatto regolare con il tuo collaboratore. I migliori manager non rispondono solo ai problemi. Li anticipano – cosa che il flusso delle informazioni nei colloqui 1:1 ti aiuta a fare – e cercano di prevenirli quando si stanno formando.
Definire l’agenda
Il tuo ruolo come manager probabilmente ti richiede di condurre tanti meeting, così tenderai a guidare anche il colloquio 1:1 con il tuo collaboratore. Resisti alla tentazione. Al contrario, incoraggiali a definire l’agenda. Ciò li coinvolgerà nel loro sviluppo e darà loro la forza di presentarti i problemi e le domande più pressanti. Ciò ti consentirà anche di avere una migliore comprensione delle motivazioni e degli interessi di ciascuno dei membri del tuo team.
Naturalmente, far definire l’agenda al tuo collaboratore non significa trovare un escamotage per non fare la parte “difficile” del tuo lavoro, come dare feedback per aggiustare comportamenti o affrontare conversazioni difficili. Anche tu quindi devi essere preparato!
Annullare
Un 1:1 può essere solo uno degli innumerevoli appuntamenti che hai, ma magari il tuo collaboratore aspetta da una settimana di parlarti di un’importante questione. Cancellare un colloquio 1:1 equivale a dire: non mi interessa. Se davvero lo devi fare, diglielo prima possibile, chiedi scusa e identificate insieme una nuova data nelle agende.
Fai attenzione: anche il tuo collaboratore può chiedere di cancellare. Se è perché deve andare in vacanza, oppure sta lottando contro un’emergenza, può andar bene annullare. Una volta. Ma il fatto che il tuo collaboratore ti chieda di annullare può essere un segno di disinteresse, di demotivazione o del fatto che sta cercando di evitarti per qualche motivo. Così, se la richiesta di cancellare arriva come un “non ho niente di cui parlare questa settimana”, è saggio tenere il meeting e suggerire alcuni argomenti da parte tua.
Parlare troppo
La dinamica di potere intrinseca nella relazione capo – collaboratore talvolta comporta conversazioni a senso unico. Senza volerlo potresti scivolare nel pericolo di parlare troppo. Prova a contenerti. Idealmente dovresti parlare solamente il 10% del tempo, e preferibilmente facendo domande. Ascoltare più che parlare porta a una comprensione maggiore, e il tuo collaboratore apprezzerà l’opportunità di essere ascoltato.
Fare le stesse domande o coprire gli stessi temi ogni volta
La routine si trasforma velocemente in noia e diventa facilmente improduttiva. Quando fai le stesse domande ogni volta, stai trasformando il colloquio 1:1 in uno status report: gli aggiornamenti sono necessari, ma spesso è meglio gestirli in email settimanali, teammeeting o verificheinformali.
È spesso più produttivo e istruttivo spendere tempo di valore negli 1:1 parlando di cose buone (sviluppo di carriera, grandi idee, frustrazioni, aspettative di performance, feedback)
Ignorare, senza esplorare, i segnali
A meno che tu non ami avere a che fare con dimissioni improvvise, squilibri mentali o esplosioni emotive – che sono il prodotto di problemi ignorati a lungo – fai in modo di cogliere ogni segno che può indicare un problema o una situazione difficile sotto la superficie. Dopotutto, affrontare il vento contrario è più facile che combattere contro un uragano.
Non dare feedback, o darlo raramente
La maggior parte delle persone vuole sapere che cosa pensa il proprio manager su come sta lavorando. E la maggior parte delle persone vuole migliorare. Sta a te dare una corretta dose di feedback, che rafforzino comportamentipositivi o reindirizzino se è il caso. Il colloquio 1:1 è un’ottima occasione per farlo.
Non chiedere feedback, o farlo raramente
Chiedere feedback è segno di un manager davvero sicuro, con la mentalità di migliorare. Ti fa vedere più forte, non più debole. Mostra che ti chiedi che cosa i tuoi collaboratori pensano di te. E comunica che sei abbastanza consapevole di te stesso per capire che la dinamica di potere della situazione spesso richiede che sia tu a fare un invito al feedback (piuttosto che sperare che siano loro a avere il coraggi per farlo senza essere invitati a farlo). Pensa alle cose importanti e ispiranti che potresti perderti se non chiedi come tu stai facendo.
Liberamente tratto e tradotto da Jhana, compreso nella licenza AAP.
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