Posta elettronica e Time Management

Di | 20 giugno 2017

Mario L. è manager in una grande azienda italiana. Luisa R. è capo-ufficio in una piccola realtà locale in Toscana. Franco T. è imprenditore da tre generazioni. Infine, Teresa O. svolge funzioni segretariali in un’azienda italiana, sede locale di una multinazionale.

Profili molto diversi, con ambiti di responsabilità differenti e un problema comune: la gestione della casella di posta elettronica, che piano piano sta diventando una sorta di ossessione generale.

time management e e-mail

UN FIUME DI E-MAIL

Se è vero che una conoscenza limitata alle funzioni base del proprio software di posta elettronica può semplificare la vita, è altrettanto vero che la quantità di messaggi che si ricevono – e, in un modo o nell’altro, che si è costretti a leggere – è aumentata in maniera smisurata. Le 4 persone che ho menzionato ricevono complessivamente 500 mail al giorno, con variazioni da caso a caso praticamente trascurabili. Ipotizzando dieci righe per e-mail, stiamo parlando di una media di circa 1.500 righe da leggere ogni giorno. Senza contare che molto spesso, oltre alla lettura, le e-mail implicano anche una risposta o un’azione.

Tre temi si intrecciano:

  • Ognuno di noi contribuisce, con pochi ma ricorrenti errori, a intasare la casella di posta altrui (e di riflesso, anche la propria!)
  • La gestione del proprio tempo non può più prescindere dalla gestione della casella di posta
  • La comunicazione attraverso le e-mail influenza la propria reputazione professionale e, addirittura, il brand aziendale

SCAMBIO DI E-MAIL: CLASSICI ERRORI, CLASSICHE CONSEGUENZE

Scrivere messaggi poco chiari, nei quali il contenuto core non è ben comprensibile, induce i riceventi a inviare a loro volta e-mail (rigorosamente selezionando l’opzione “rispondi a tutti”) con richieste di chiarimento. Altre volte, ciò porta anche a scrivere risposte del tutto sbagliate o fuori tema, causate dalla cattiva comprensione. I messaggi troppo lunghi, inoltre, non vengono letti con attenzione, portando ancora una volta gli interlocutori a ricadere in repliche errate. Persone incluse tra i destinatari – o in copia per “eccesso di zelo” –  rispondono alle e-mail tanto quanto le altre, generando nuovamente  le stesse conseguenze: ulteriori richieste, mancanza di follow-up, errori interpretativi, omissioni e così via.

Nel gestire il proprio tempo, sarebbe opportuno inserire la lettura delle e-mail in slot predefiniti, distribuiti durante tutto arco della giornata. In tal modo, si evita di annegare in un mare di messaggi sempre più profondo e di trascorrere la giornata leggendo la posta. Poche regole da rispettare ma chiare, sia nella gestione della to-do-list giornaliera, sia relativamente alla stesura dei contenuti. Scrivere dallo smartphone non è infatti un alibi sufficiente a giustificare errori grammaticali, frasi composte in maniera incomprensibile, assenza di soggetto, verbi o sostantivi. Bisogna ricordare che nella comunicazione scritta manca tutta la parte “accompagnatoria” dei gesti, delle espressioni e del tono/timbro di voce. Tutto ciò è lasciato alla libera interpretazione che, però, può essere in qualche modo indirizzata.

PREPARARSI A DOVERE

Molte le implicazioni in chiave formativa rispetto a quanto trattato:

  • IT: utilizzo dei principali strumenti di office-automation, uso degli strumenti informatici nella relazione con il cliente, analisi dei dati attraverso l’uso di strumenti elettronici.
  • PERSONAL DEVELOPMENT: sviluppo della capacità di sintesi, comunicazione efficace, time management, team-working, stili di comunicazione e sviluppo dell’assertività.
  • MANAGEMENT: intelligenza emotiva e gestione dello stress, management trasversale, gestione dei conflitti, delegaresponsabilizzazione.

Vorrei concludere con l’apertura di una velocissima fase di riflessione e auto-valutazione, proponendo alcune semplici domande:

  1. Quanto tempo hai dedicato al tuo sviluppo per quanto concerne le tematiche di Comunicazione efficace?
  2. Quanto tempo hai dedicato al tuo sviluppo per quanto concerne le tematiche di Office Automation?
  3. Quanto ritieni importanti gli scambi attraverso la posta elettronica in un’ottica di gestione della tua reputazione professionale?
  4. Quanto ritieni che un miglior utilizzo della posta elettronica potrebbe incrementare la tua efficacia lavorativa?

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