Comunicazione manageriale efficace: colloquio e feedback

Di | 13 febbraio 2018

10 punti per condurre un colloquio

La corretta ed efficace gestione di un colloquio richiede di essere preparati sul contenuto che animerà la discussione. Questa non è però l’unica condizione. Un atteggiamento di apertura interpersonale è fondamentale: essere disponibili e rispettare il ritmo del collaboratore è sempre costruttivo.

Ci sono però altri 10 punti che, se rispettati, possono aiutare voi e il vostro collaboratore nel raggiungere reciproca soddisfazione.

Eccoli:

  1. Organizzate il colloquio e concentratevi sull’obiettivo principale.
  2. Accogliete il collaboratore e mettetelo a suo agio.
  3. Verificate il consenso del collaboratore sullo scopo dell’incontro.
  4. Condividete esigenze, aspettative e motivazioni.
  5. Trovate un accordo sull’analisi della situazione.
  6. Suggerite soluzioni o chiedete al collaboratore di farlo.
  7. Convalidate le soluzioni con il collaboratore.
  8. Definite il seguito e pianificate la riunione successiva.
  9. Concludete in modo positivo e ringraziate il collaboratore.
  10. Predisponete un promemoria e, se utile, condividetelo con il collaboratore.

feedback

Come dare feedback

Fornire feedback ai collaboratori significa gestire correttamente la relazione tra ruoli, confermando e valorizzando i comportamento esistenti di tipo costruttivo (feedback positivo) o per aiutandoli a comprendere cosa cambiare (feedback negativo).

 

Consigli sul come dare un feedback positivo

Preparare il colloquio

  • Verificate i fatti.
  • Chiarite gli effetti positivi della situazione.
  • Chiarite gli obiettivi della riunione.

Durante il colloquio

  • Prolungate l’accoglienza e siate coerenti con gli obiettivi.
  • Riepilogate gli eventi documentati dai fatti e gli effetti positivi.
  • Congratulatevi e incoraggiate il collaboratore.

 

Fornire feedback negativo: alcuni consigli

Preparare il colloquio

  • Verificate i fatti.
  • Cercate le cause del problema.
  • Chiarite gli effetti negativi del problema.
  • Pensate a come sia possibile aiutare il collaboratore.
  • Chiarite gli obiettivi del colloquio.

Durante il colloquio

  • Accogliete il collaboratore evitando drammatizzazione o eccessiva informalità.
  • Riepilogate gli eventi documentati dai fatti e gli effetti negativi.
  • Esprimete la vostra insoddisfazione, le vostre opinioni e sensazioni.
  • Chiedete al collaboratore di esprimere il proprio punto di vista e di fornire una spiegazione.
  • Sollecitate la proposta di soluzioni concrete per cercare di risolvere il problema.
  • Stabilite il modo in cui darete una mano.
  • Redigete un piano d’azione.
  • indicate gli effetti positivi del cambiamento e incoraggiate il collaboratore.
  • Riformulate l’accordo.
  • Definite un momento di controllo.

Punti chiave da rispettare nei colloqui di feed back negativo

  • Limitatevi ai fatti.
  • Prestate attenzione al modo in cui vengono espresse le cose.
  • Il colloquio deve essere diretto.
  • Evitate i confronti.
  • Evitate ironia e umorismo.
  • Esprimete una sola critica alla volta.
  • Evitate di generalizzare.
  • Non menzionate gli errori passati.
  • Utilizzate la prima persona, “io”.
  • Ricorrete alle critiche costruttive per incitare al cambiamento.

 

Consigli su colloqui con scopo motivazionale

  1. Consentite ai collaboratori di esprimere la causa dell’insoddisfazione, le loro opinioni, esigenze e aspirazioni.
  2. Definite insieme le azioni da intraprendere per risolvere il problema.
  3. Valutate le possibili soluzioni.
  4. In caso di professionisti autonomi, rassicurate senza eccedere nelle azioni di supporto.
  5. Ricordate o ridefinite le regole del “gioco” tra manager e collaboratore.
  6. Specificate piano d’azione e momenti di controllo reciproco.
  7. Concludete in modo positivo, rinforzando l’accordo preso
  8. Date prova di fiducia nel successo di entrambi.

 


 

Per apprendere al meglio come adottare un tipo di comunicazione manageriale efficace, leggi il primo e il secondo capitolo della serie dedicata.

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