Che si tratti di colloqui o riunioni sono comunque distinguibili due tipologie principali di setting relazionale:
- il primo tipo riguarda incontri regolari, pianificati per condividere conoscenze e informazioni, fare analisi strutturate e prendere decisioni secondo metodi specifici (ossia facendo riferimento alle tecniche di problem solving e decision making).
- il secondo tipo riguarda incontri estemporanei. Questi nascono in maniera improvvisa, a causa di problemi ed eventi imprevisti che vengono percepiti come urgenti. Non sono programmati in anticipo e spesso sfociano in una serie di decisioni basate sull’influenzamento interpersonale piuttosto che sulla analisi razionale.
Gli incontri regolari
In base alla numerosità dei partecipanti vi sono due tipi di incontri regolari, pianificati per scopi diversi: colloqui - basati sulla presenza di una coppia di individui e riunioni - basati sulla convergenza di più di due persone, ossia di un gruppo.
Informazioni di base sui colloqui individuali
- Colloqui regolari tra il manager e il collaboratore.
- L'obiettivo principale è lo scambio di informazioni, la condivisione delle conoscenze o la presa di decisioni.
- La frequenza dei colloqui dipende dal livello di autonomia di ogni collaboratore. Dipende anche dalla velocità di cambiamento del contesto.
- Dura almeno un'ora per consentire a manager e collaboratore di approfondire tutte le questioni importanti.
- La responsabilità della preparazione dei colloqui spetta a chi propone l’incontro.
- Il contenuto può riguardare gli indicatori della performance, l'avanzamento del progetto, i problemi riscontrati, questioni importanti attuali o potenziali.
Riunioni di gruppo
- Riunioni regolari tra il manager e il team.
- Per trarre insegnamenti da scambi e confronti che hanno luogo nel team.
- Ogni collaboratore dovrebbe essere ben informato dello scopo specifico e, quando necessario, può impegnarsi su un aspetto particolare della riunione.
- I problemi affrontati interessano più di due membri del team.
- La riunione è programmata e il suo ordine del giorno comunicato in anticipo per consentire a tutti di prepararsi.
Gli incontri estemporanei: colloqui e riunioni operative
Per quanto dettati da condizioni di urgenza o emergenza si tratta di momenti di lavoro che dovrebbero essere governati, al fine di raggiungere una buona qualità del processo di problem solving.
- Si svolgono secondo su necessità puntuali, con un obiettivo ben definito. Solitamente si concludono con la risoluzione del problema e la presa di decisioni.
- Si tratta di riunioni motivate da eventi particolari.
- La riuscita delle riunioni dipende dal modo in cui il manager le prepara e le coordina.
- Per prepararle, il manager deve prevedere il programma di lavoro nonché il numero e il tipo dei partecipanti.
- A questo tipo di riunione non possono partecipare più di 6/8 persone.
- Al termine della riunione, il manager incaricato invia ai partecipanti il verbale dell'incontro riassumendo obiettivi, decisioni prese e azioni da intraprendere (Chi – Quando – Come).
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