Le attività del manager consistono in gran parte nel creare relazioni costruttive, fornire e ricevere informazioni, comunicare notizie e opinioni, aiutare individui e team ad applicare metodi orientati alle aspettative aziendali, in particolare rispetto ai processi decisionali e pianificatori.
Queste attività fondamentali possono essere svolte solo adottando un sistema di comunicazione appropriato che comprenda:
- Contatti informali
- Colloqui
- Riunioni
- Report e e-mail
Aumentare l’efficacia della comunicazione manageriale richiede:
- L'uso appropriato delle diverse modalità di comunicazione
- L'ottimizzazione dell’uso del tempo del manager e collaboratori
Istituire un sistema relazionale di qualità con i collaboratori richiede costante consapevolezza del fatto che informazione e comunicazione sono due fenomeni intrecciati ma diversi:
- Informare significa favorire l'accesso di una persona a dei dati. Le informazioni sono un prodotto che è possibile progettare, generare, predisporre, inserire, memorizzare, elaborare o distribuire.
- La comunicazione interpersonale esiste solo in presenza di uno scambio di informazioni tra due persone. Quando comunichiamo scambiando informazioni con qualcuno, ci aspettiamo che altre informazioni ci vengano fornite in cambio. Proprio per questo è un processo che crea relazione tra le persone in riferimento ai ruoli occupati all’interno di un gruppo di lavoro o di una organizzazione.
Per essere costruttivi e non creare confusioni o fraintendimenti è opportuno cogliere la differenza tra diverse modalità di gestione dei momenti di comunicazione manageriale:
| Modalità | Caratteristiche |
| Incontri destrutturati e non pianificati (sia duali, sia di piccolo gruppo, principalmente presenziali ma anche via telefonate o chat) | Percepire il clima. raccogliere informazioni estemporanee. Evidenziare o provare a gestire un problema urgente. |
| Colloqui (incontri duali, principalmente presenziali ma anche in remoto via telefono o videochiamata) | Può riguardare un tema tecnico-professionale o aspetti di relazione tra ruoli. Richiede pianificazione, riservatezza e tranquillità. È adatto alla gestione di problemi o necessitàimportanti ma non urgenti. |
| Riunioni (incontri di gruppo, principalmente presenziali ma anche in remoto via teleconferenza o videoconferenza) | Informazioni standard per tutti da fornire contemporaneamente con l'esigenza di uno scambio di opinioni. Scambi tra varie persone con l'esigenza di feedback immediato. Problemaimportante ma non urgente. Sinergia e spirito di gruppo. |
| Bacheche (reali o virtuali), Report, | Informazioni strutturate, esposte in pubblico o inviate a distanza a numeri diversificati di soggetti riceventi. Sono necessarie caratteristiche di formalità, ufficializzazione. Tracciabilità. |
Punti chiave per la costruzione di relazioni efficaci:
- Stabilite un sistema di informazioni e comunicazioni adatto alle caratteristiche del gruppo di lavoro e alle attività, scegliendo attentamente uno strumentoappropriato per ogni situazione.
- Preparate e tenete le riunioni del team in modo da farle diventare un momento apprezzato, basato sul supporto reciproco, socializzazione, condivisione tecnica e motivazione.
- Fornite feedback per aiutare i collaboratori a fare progressi e ad agire integrando positivamente attese aziendali e motivazioni individuali.
- Comunicate proattivamente con il vostro capo, prendendo in considerazione il suo stile manageriale, il grado di coerenza con il vostro, il livello di autonomia e responsabilità dei vostri ruoli.
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