Molto spesso la delega è sinonimo di "avanzamento di carriera": iniziamo ad avere dei Collaboratori, gli impegni aumentano e in breve tempo dobbiamo diventare Manager.
Quali, quindi, gli ingredienti per una delega efficace?
Una delega riuscita presuppone delle regole del gioco chiarite al momento del colloquio di delega e applicate da entrambe le parti:
- il diritto di dire "no": una delega non viene imposta, ma proposta. Può essere accettata o rifiutata.
- Il diritto all'errore: se un simile diritto non esiste, il collaboratore è reticente ad assumersi dei rischi. Cerca quindi di proteggersi, magari sollecitando sempre l’approvazione del capo prima di agire, cosa che fa perdere molto tempo. D’altra parte, l’errore potrebbe essere concepito come atto educativo, occasione di apprendimento, un mezzo per rendere il dipendente più competente e quindi più indipendente.
- L’irreversibilità: la missione non sarà ritirata prima del suo termine se non in caso di errore grave.
- Il diritto all'informazione delle due parti:
- per il collaboratore il diritto e il dovere di dire "non lo so", di far risalire le difficoltà coinvolgendo il superiore e chiedere consiglio sulla condotta da tenere in caso di esitazione
- per il capo il dovere di fornire tutte le informazioni e gli strumenti necessari a portare avanti l’azione
- La doppia responsabilità: Il superiore mantiene la responsabilità, anche se non effettua personalmente l’azione, mentre il subordinato è responsabile nei confronti del proprio superiore.
Le 4 fasi della delega
Preparare
- La mansione può essere delegata?
- A chi delegarla?
- La persona prescelta ha le competenze richieste?
- È motivata dal compito?
- È disponibile?
- Il momento scelto è opportuno?
- Sono in possesso dei supporti scritti e dei documenti di riferimento da proporre?
Informare
- Proporre una delega accettando che la stessa potrebbe essere rifiutata.
- Delimitare il raggio d'azione: precisare i diritti e i doveri di ciascuno per tutta la durata della delega, altrimenti detto annunciare le regole del gioco.
- Precisare gli obiettivi, i mezzi (finanziari e umani: materiale, equipaggiamento e formazione) messi a disposizione.
Controllare
- Negoziare le forme di follow-up e i punti di controllo necessari.
- Portare un aiuto efficace, secondo la richiesta, senza diventare interventisti.
Valutare
- Fare il bilancio dell’esperienza con il delegato. Questa ultima fase è facilitata dalla definizione preferibile dell’obiettivo, nonché dei suoi criteri d’apprezzamento.
- Complimentarsi, riconoscere il successo.
- Chiedersi che seguito dare all’esperienza positiva.
- Chiedersi se bisogna passare da una delega temporanea ad una permanente.
Per approfondire le tematiche trattate, consulta il corso Cegos La delega e l’arte della responsabilizzazione.
Per ulteriori corsi relativi alla gestione dei collaboratori, consulta l’area People management.
Articolo di Luigi Carrera
